Większość dokumentów powstających w biurach, czy też urzędach zawiera dane osobowe. W działach kadr również spotykamy się z olbrzymimi bazami danych zawartych w kartotekach osobowych pracowników. W dobie RODO dane te podlegają szczególnej ochronie i powinny być w odpowiedni sposób zabezpieczone. Zabezpieczenie dokumentacji przedsiębiorstwa, biura, czy też urzędu, to zadanie niezwykle skomplikowane, gdyż na odpowiednie zabezpieczenie składa się zarówno czynnik techniczny, jak i czynnik ludzki. Czynnik ludzki, czyli człowiek przygotowany poprzez szkolenia w odpowiedni sposób może zabezpieczyć dane, przy czym jednocześnie musi posiadać świadomość, że zabezpieczenie dokumentów poprzez środek techniczny, to jedno, a drugie to zachowanie tajemnicy służbowej. Szafy biurowe na dokumenty pozwalają na bezpieczne przechowanie dokumentów.
Zachowanie tajemnicy służbowej
Zachowanie tajemnicy służbowej powinno być pierwszym elementem ochrony danych osobowych i innych tajemnic firmy, przedsiębiorstwa, a nawet urzędu, czy innej organizacji. Jeśli udaje się zapewnić zachowanie tajemnicy służbowej, warto wówczas zadbać o przeszkolenie pracownika z zakresu technicznych środków zabezpieczenia danych osobowych. Komputery, sprzęt elektroniczny, telefony, oprogramowanie, to kolejne punkty narażone na możliwość utraty danych osobowych i innych ważnych informacji przez organizację. Współcześnie stosuje się w tym zakresie różne zabezpieczenia od programów antywirusowych poprzez kodowanie i szyfrowanie danych, ale również zabezpieczanie hasłami i programami przeciwdziałającymi szpiegowaniu w sieci i poprzez sieć.
Dokumentacja papierowa
Bezwzględnie ważnym jest także zabezpieczenie całej dokumentacji papierowej zawierającej najważniejsze informacje oraz dane osobowe. Dokumentacja papierowa niestety, ale zajmuje wiele miejsca, stąd odpowiedni sposób jej przechowywania jest bezwzględnie bardzo istotny i umożliwia nie tylko jej zabezpieczenie, ale również dostęp do zarchiwizowanych danych. W wielu biurach i urzędach jednym ze sposobów zabezpieczania danych w formie papierowej jest stosowanie różnego rodzaju urządzeń archiwizujących. Najczęściej spotkać możemy regały na dokumenty, szafy na dokumenty, czy też komody i szafy na akta. Dzięki zastosowaniu profesjonalnych szaf i komód na akta i dokumenty uzyskujemy poza zamknięciem pomieszczenia z dokumentami, również możliwość zamknięcia dokumentów w meblu, w którym są przechowywane. Szafy na dokumenty oraz szafy na akta współcześnie wykonywane są z metalu, co umożliwia dobre zabezpieczenie przechowywanych wewnątrz materiałów.
Zamki w szafach
Dodatkowo zamki stosowane w tego rodzaju meblach posiadają różne rodzaje zabezpieczeń, co umożliwia otwarcie szaf jedynie poprzez zastosowanie odpowiedniego klucza. W niektórych szafach zaczęto dodatkowo stosować zamki cyfrowe otwierane i zamykane przy użyciu odpowiednich kodów. Zmieniając co pewien czas kod otrzymujemy równie dobre, a nawet lepsze zabezpieczenie wnętrza szafy. Dodatkowo niektóre metalowe szafy na dokumenty umożliwiają montaż systemów alarmowych, które reagują w sytuacji otwarcia szafy przez niepowołaną osobę.
Podsumowanie
W dobie RODO szafy na akta i dokumenty są elementem niezbędnym w każdej organizacji gromadzącej i przetwarzającej dane osobowe, które podlegają jeszcze bardziej szczególnej ochronie. Inwestując w metalowe szafy na dokumenty i akta, przed ich zakupem warto również zadbać o estetykę, bo większe bezpieczeństwo uzyskamy już przez sama inwestycję w szafy. Przed zakupem warto zastanowić się, jaki kolor szaf będzie najlepiej komponował się z pomieszczeniem i jego wystrojem, w którym szafy zostaną postawione. Dodatkowo warto przemyśleć kwestię wysokości oraz pozostałych wymiarów szaf. Profesjonalne szafy na dokumenty i akta, to wzrost zabezpieczenia dokumentów organizacji i zwiększenie poziomu ich ochrony.